Sicher Archivieren
Die Motivation
Die ebenenübergreifende Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung hat viele behördliche Arbeitsabläufe und Verfahrensweisen stark verändert. In der Folge werden immer weniger Papierakten an das Bundesarchiv, die Staats-, Kommunal- oder Parlamentsarchive gegeben. Die Bewertung, Übernahme und Erschließung sowie Konservierung der elektronischen Dokumente, sowie deren Bereitstellung für die Benutzung, stellen für die Archivbehörden eine neue Herausforderung dar. Denn an die Aussonderung und dauerhafte Aufbewahrung von in Vorgangsbearbeitungssystemen erzeugten elektronischen Akten werden besonders hohe Anforderungen gestellt.
Die Lösung
Mit PRODEA® können elektronische Akten dauerhaft und ohne Informationsverlust aufbewahrt werden. Umfangreiche Funktionen zur archivrechtlich konformen Aussonderung und Archivierung unterstützen die revisionssichere Ablage und Aufbewahrung von Dokumenten und Akten über den gesamten Lebenszyklus. Die mit den Akten gespeicherten Prozessinformationen über das vollzogene Verwaltungshandeln sind damit jederzeit und vollständig nachweisbar.
Produkt Features
- Revisions- und rechtssichere Archivierung von Dokumenten, Vorgängen und Akten
- Hochperformant auch bei hohen Durchsatzanforderungen und Zugriffsraten
- Sieger im „SAP ArchiveLink Load Test“ mit mehr als 560.000 archivierten Dokumenten pro Stunde
- Online-Recherche über den gesamten Datenbestand
- Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung
- Skalierbar: bis zu behördenweiten Anwendungen und hinsichtlich wachsender Dokumentmengen
- Virtuelles Medienkonzept („virtuelle WORM“) für maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit
- Effizientes Information Lifecycle Management
- Replikationsmodul für maximale Verfügbarkeit
- Maximale Datensicherheit durch automatisches Backup
- Einfache Administration durch grafische Benutzeroberfläche
- Betriebssystemunabhängige Archivierung
- Volle Mandantenfähigkeit
Anwendungsgebiete
- Abteilung-/Referats-/Dezernatsarchiv
- Zentrales Archiv für Dokumente aus verschiedensten Bereichen und Anwendungsprogrammen einer Verwaltung
- eMail-Archiv
- Langzeitarchiv
