Effiziente Posteingangsbearbeitung
Die Motivation
In den Poststellen der Verwaltungen treffen täglich viele tausend Anträge, Anschreiben, Widersprüche und andere Korrespondenzen ein. Der größte Teil auf Papier, aber immer mehr auch in elektronischer Form. Die moderne Behörde steht damit vor der Herausforderung, die zumeist unabhängig voneinander und organisch gewachsenen Welten papierbasierter und elektronischer Eingangsverarbeitung zu vereinheitlichen, um so zu einem insgesamt nachvollziehbaren, effizienten und lückenlosen Verwaltungshandeln zu kommen. PRODEA® unterstützt wirkungsvoll das gesamte Spektrum der Eingangsbehandlung.
Die Lösung
PRODEA® stellt eine vereinheitlichte Eingangsbearbeitung zur Verfügung, über die die gesamte Eingangspost – sowohl papierbasiert als auch elektronisch – ohne Medienbrüche abgewickelt wird. Gehen die Dokumente in Papierform ein, so werden sie gescannt und mittels Zeichenerkennungsverfahren (OCR) in elektronisch auswertbare Dokumente umgewandelt. Dabei werden von PRODEA® sowohl zentrale Dokumenteneingangs-Szenarien (zentrales Scannen, zentrale eMail-Eingänge) als auch verteilte Eingänge (dezentrales Scannen, eMail-Eingang an Organisationseinheiten und Bearbeiter) unterstützt. Vollständigkeit wie auch der lückenlose Nachweis des Verbleibs aller Posteingänge ist damit sichergestellt.
Mittels intelligenter Verfahren zur Inhaltsanalyse können die Dokumente anhand inhaltlicher Kriterien automatisch und z.B. gemäß dem Geschäftsverteilungsplan den zuständigen Akten und Vorgängen zugeordnet werden. In einem weiteren Schritt werden die sachbearbeitungsrelevanten Informationen ausgelesen und als Metadaten dem Dokument zugefügt. Damit sind alle Informationen sofort bei Eingang verfügbar – die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten können so drastisch reduziert werden.
Produkt Features
- Universelle Lösung für den Posteingang und beliebige andere Dokumentenbestände
- Investitionssicherheit und Variabilität durch Verarbeitung strukturierter und unstrukturierter Dokumente
- Elektronische und imagebasierte Dokumente in einem Prozess (CI und NCI)
- Hohes Einsparpotenzial durch automatisierte Klassifikation und Datenextraktion
- Flexibler Einsatz unterschiedlicher Module zur Zeichenerkennung (OCR, ICR, OMR und Barcodes)
- Kombination inhaltsbasierter lernender Verfahren mit regelbasierten Methoden sowohl zur Klassifikation wie zur Extraktion
- Patentierte lernende Tabellenanalyse
- Überwachtes Lernen und „Lernen im Hintergrund“
Anwendungsgebiete
- Allgemeine Posteingangsbearbeitung mit Klassifikation und Extraktion sowie Weiterleitung an das zuständige Referat oder den zuständigen Bearbeiter
- Rechnungseingangsbearbeitung und -prüfung mit Klassifikation, Extraktion und Übergabe der Buchungsdaten an eine Fachanwendung oder ERP- bzw. Fibu-System
- Schnelle Übernahme selbst sehr großer Datenbestände aus Altarchiven durch automatische Indizierung der Dokumente
- Registraturlösung für die lückenlose Erfassung sämtlicher Dokumente und deren Zuordnung zu Akten bzw. Vorgängen
