Registrierungsdienste
PRODEA® vereinfacht die Registrierung – d.h. die inhaltliche Erfassung und Zuordnung eines Dokumentes zu einer Akte bzw. einem Vorgang – nennenswert: Zum einen reduziert sich der Aufwand bei der Verwaltung elektronischer Dokumente und Akten, da Hilfsmittel wie Aktenverzeichnisse, Tagebücher, Wiedervorlagen oder Schlagwortkarteien obsolet werden bzw. durch komfortable Tools ersetzt werden. Zum anderen hat der Bearbeiter jederzeit und unmittelbaren Zugriff auf die Akten, Dokumente und Vorgänge, die in seinem Verantwortungsbereich liegen, ohne dass hierzu erst eine Aktenanforderung initiiert werden müsste. Der direkte Zugriff mittels PRODEA® erlaubt es, unmittelbar in den Inhalten zu recherchieren, d.h. über Metadaten, Verlaufsinformationen und Inhalte.
Der direkte Nutzen einer Umstellung auf die elektronische Registratur ist vielfältig:
- Vollständigkeit höhere Transparenz
- direkte Verfügbarkeit die Vermeidung redundanter und zum Teil nicht eindeutiger Eintragungen
Posteingangsbuch
PRODEA® stellt ein leistungsfähiges digitales Posteingangsbuch zur Verfügung. Jedes Eingangsdokument – ob auf Papier oder elektronischem Weg – wird im Zuge der Erfassung und Registrierung auch in das elektronische Posteingangsbuch mit aufgenommen. Auf diese Weise kann ein Bearbeiter oder ein Mitarbeiter in vorgesetzter Funktion sich unmittelbar einen Überblick über den jeweiligen Dokumenteneingang verschaffen. Verschiedene Sortier- und Übersichtsfunktionen erlauben beispielsweise eine chronologische, alphabetische oder fallbasierte Ansicht.
Neben dem Posteingangsbuch stehen natürlich die erweiterten Möglichkeiten des Monitorings im PRODEA® Vorgangsbearbeitungssystem zur Verfügung, die vielfältige Statusinformationen zur Bearbeitung entlang des jeweiligen Vorgangs bereitstellen.
Termine, Fristen und Wiedervorlagen
Ein Vorgangsbearbeitungssystem wie PRODEA® erlaubt die Verwaltung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen auf vollständig elektronische Art und Weise – auch unter Einbeziehung mehrerer Bearbeiter/Referate/Geschäftsstellen. Die PRODEA® Prozessverwaltung (PRODEA® Workflow) trägt dafür Sorge, dass Termine über entsprechende Timer gesetzt und abgeprüft werden.
Mit jedem Termin, jeder Frist und jeder Wiedervorlage lassen sich Aktionen als Folgeaktivitäten verknüpfen, die bei Erreichen des Termins auszuführen sind. Des Weiteren ist die Definition ergänzender Mechanismen für Aktivitäten nach Überschreitung z.B. einer Nachfrist – im Sinn einer Eskalationsstrategie – möglich.
Adressliste
In PRODEA® stehen sämtliche Adressinformation in elektronischer Form und global für die gesamte Behörde zur Verfügung. Damit erübrigt sich die dezentrale Pflege von Adressregistern und Adresslisten in Form von Karteikarten. Der Zugriff auf Adressinformationen unterliegt selbstverständlich den gleichen strengen Zugriffsrechten wie auf die korrespondierenden Dokumente, Akten und Vorgänge.
Aktenplanverwaltung und Aktenzeichenbildung
Die Aktenplanverwaltung und die Bildung von Aktenzeichen werden mit PRODEA® vollständig in elektronischer Form realisiert. Bei der Anlage einer Akte – z.B. einer Fallakte oder einer Sachakte – kann auf die entsprechend hinterlegten Aktenmodelle zurückgegriffen werden. Diese Modelle definieren einen Aktentyp mit allen erforderlichen Registern, Metadaten und Verknüpfungen. Der über PRODEA® verwaltete Aktenplan ist übergeordnet, d.h. er gilt gleichermaßen für elektronische Akten wie für Papierakten, wobei Papierakten einen Verweis in einer elektronischen Akte erzeugen.
