Postausgang
Die klassische Medienbruchstelle innerhalb einer Behörde ist heute immer noch der Postausgang: Zwar werden innerhalb der Behörde Dokumente in stark zunehmendem Maß elektronisch erstellt und auch auf elektronischem Wege ausgetauscht, doch erfolgt die Versendung an externe Empfänger in der überwiegenden Zahl der Fälle immer noch auf dem Postweg.
Grundsätzlich werden die Postausgänge in Papier, Papierfax, eMail und eFax für die weitere Bearbeitung unterschieden. Besondere Herausforderungen an den Postausgang einer Behörde stellen sich im lückenlosen Nachweis des Postausgangs sowie bei der Übertragungssicherheit und Rechtswirksamkeit der elektronischen Ausgänge.
PRODEA® bietet eine optimale Unterstützung bei der Postausgangsbearbeitung einer Behörde. Durch eine lückenlose Protokollierung sämtlicher Aktivitäten innerhalb des elektronischen Vorgangsbearbeitungssystems stellt PRODEA® eine stabile Grundlage für eine umfassende Postausgangsbearbeitung dar. Mit Fokus auf den primären Versand via eMail und die Integration elektronischer Signaturverfahren wird die Postausgangsbearbeitung mit PRODEA® effizient und sicher. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Anbindung separater Output-Management Lösungen zur Postausgangsbearbeitung.
Elektronisches Postausgangsbuch
Analog zum Posteingangsbuch bietet PRODEA® ein leistungsfähiges Postausgangsbuch, in das sämtliche auf elektronischem Wege eingeleiteten Postausgänge aufgenommen werden. Dieses gilt gleichermaßen für Papierpost und Papierfax (mit Ausdruck und Ausfertigung) wie für eFax und eMail. Der Nachweis des tatsächlichen Versands einer Ausgangspost wird durch die nachfolgenden Dienste/Systeme erbracht. Mit erfolgtem Versand kann auch eine entsprechende Bestätigung in PRODEA® übernommen werden, z.B. als Eintrag in die korrespondierende Akte oder als weiterer Schritt im Vorgangsprotokoll.
Adresslisten und Leitwegangaben
Bei der Abfassung von Ausgangspost lassen sich über die Adressverwaltung mit PRODEA® Adresslisten generieren und Angaben zum einzuhaltenden Leitweg machen. Der Bearbeiter hat somit die Möglichkeit, mit der Ausfertigung und Schlusszeichnung einer Ausgangssendung unmittelbar und individuell festzulegen, über welchen Kanal und in welcher Weise die Ausgangsbearbeitung zu erfolgen hat.
Beweiswürdigkeit elektronischer Ausgänge – mit Signatur
Die Mehrzahl der in einer Behörde erstellten Dokumente lösen – sowohl in der Kommunikation innerhalb der Behörde, als auch nach außen – keine unmittelbaren Rechtsfolgen aus. In solchen Fällen sehen die entsprechenden Regularien (§ 18 Abs. 3 GGO) vor, dass bei elektronischer Übermittlung per eMail oder eFax eine Namensangabe unter dem Dokument hinreichend ist. Anders verhält es sich, wenn Dokumente auf elektronischem Wege verschickt werden, die eine unmittelbare Rechtswirkung besitzen, wie z.B. Verträge, oder
von besonderer politischer Bedeutung sind – z.B. im Zusammenhang mit einem Gesetzgebungsvorhaben.
PRODEA® integriert qualifizierte Verfahren zur elektronischen Signatur, mit deren Hilfe elektronische Dokumente mittlerweile dem Papierdokument rechtlich gleichgestellt werden können und damit auch einer richterlichen Würdigung vor Gericht standhalten. Eindeutige und rechtlich bindende Unterschriften werden in diesem Fall mittels des elektronischen Signaturverfahrens erstellt.
