Arbeiten mit dem elektronischen Aktenplan
Der Aktenplan ist das wichtigste Instrument für die Verwaltung von Schriftgut einer Behörde. Er bildet quasi das Rückgrat des Prinzips der dauerhaften klaren Arbeitsteilung, dem folgend jeder Aufgabe ein Verantwortlicher und damit eine federführende Organisationseinheit zugeordnet werden kann.
PRODEA® stellt den elektronischen Aktenplan als zentrales Organisationsinstrument für die Verwaltung sämtlicher Akten einer Behörde über ihren gesamten Lebenszyklus zur Verfügung. Der PRODEA® Aktenplan wird dabei sowohl für elektronische als auch für papierbasierte Akten herangezogen.
Der Lebenszyklus einer Akte lässt sich grob in drei Phasen einteilen:
- Mit der Neuanlage einer Akte wird diese als aktiver Bestand in PRODEA® geführt. So lange sich der entsprechende Vorgang in Bearbeitung befindet, d.h. Änderungen an den Akten erfolgen etc., verbleibt die Akte im aktiven Bestand.
- Mit Abschluss der Bearbeitung wird die Akte nachfolgend in den passiven Bestand übernommen und im Archiv des Vorgangsbearbeitungssystems über die vorgegebene Aufbewahrungsfrist hinweg vorgehalten.
- Mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist zu entscheiden, ob eine Übernahme zur zeitlich unbegrenzten Aufbewahrung oder aber die Aussonderung/Vernichtung der Akte zu erfolgen hat.
PRODEA® Aktenbearbeitung
- Realisierung elektronischer Aktenlösungen zur umfassenden Verwaltung des gesamten Schriftgutbestandes – elektronische und auch papierbasierte bzw. hybride Akten
- Verallgemeinertes Aktenkonzept: Elektronische Akten als Träger aller Arten von Informationen und Dokumenten
- Integrierte DMS-Funktionalitäten
- Aktenablage und Suche, Bearbeitung, Versionierung, Historie etc.
- Arbeit mit elektronischen Aktenplänen
- Maßgeschneiderte Definitionen über Aktenmodelle
- Anwendung von Organisationsmodellen und Rechten auf Akten
- Gemeinsame Verwaltung von elektronischen Akten und Papierakten
- Direkte PRODEA® Archivanbindung: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten und Akten
- Integration mit der PRODEA® Vorgangsbearbeitung – hierüber u.a. Terminierung, Fristen und Wiedervorlage
